BALINTE Contabilidade e Consultoria - Edição 065 - Julho 2016  
  Organização Pessoal para Alcançar a Alta Produtividade  
 

Em uma empresa existem dois tipos de profissionais: o da mesa e computador sempre organizados e aquele que sempre se perde em uma quantidade enorme de documentos e demandas acumuladas. Com qual deles você se identificou? Se for com a segunda opção, está na hora de começar a se preocupar com a sua organização pessoal.

A organização pessoal é o grande segredo para alcançar o alto desempenho. Quando ela não é colocada em prática no ambiente profissional, as chances de cair nas armadilhas dos vilões da produtividade são bem maiores.

Conseguir manter a ordem de seus processos de trabalho e tudo o que você precisa para finalizar as suas tarefas é essencial. Essa característica é natural em muitas pessoas, já outras sentem uma grande dificuldade de colocar essas exigências em prática. No artigo de hoje irei te contar alguns segredos para inserir a organização no seu dia a dia profissional. São métodos e dicas simples de serem implementados em qualquer área ou empresa.

Organização e a saúde

Você sabia que quando falamos em organização pessoal não nos referimos apenas ao ambiente físico? Ela também está relacionada aos aspectos emocionais e mentais de cada pessoa.

Uma pesquisa realizada pela National Sleep Foundation, mostrou que 75% das pessoas têm uma noite de sono mais tranquila quando estão em um quarto organizado. O estudo também comprovou que acumular tarefas ou realizá-las em um cenário de pressão afeta o tempo que demoramos para conseguir dormir.

Ainda, outra pesquisa feita pelo Personality and Social Psychology Bulletin, comprovou que mulheres que convivem em um ambiente desorganizado e confuso tendem a ser mais deprimidas e ansiosas. Isso ocorre devido aos altos níveis do hormônio Cortisol liberados no organismo quando vivenciamos situações de estresse. Ou seja, um ambiente confuso afeta completamente a sua saúde e de todas as pessoas ao seu redor. Por isso, é importante manter os níveis físico, mental e emocional em equilíbrio constante.

Esses níveis são mais complexos de serem administrados, já que estão relacionados às dificuldades de priorização e atenção. É muito mais simples organizar a mesa de trabalho do que se concentrar em uma atividade tediosa. Um exemplo é a tendência à dispersão e à procrastinação. Esses hábitos começam na mente e prejudicam o andamento de tarefas e a manutenção da concentração no mundo físico.

Então, quais os impactos da falta de organização profissional? Como posso mudar essa situação? Existem ferramentas que podem me auxiliar no processo de adaptação? Continue lendo o artigo que responderei essas perguntas nos próximos tópicos!

Organização e produtividade no trabalho

Diversos estudos já comprovaram que a desordem é sinônimo de distração. Se as suas demandas estão sempre acumuladas e a sua mesa é um caos completo, a tendência é que você tenha mais dificuldade para focar em suas prioridades.
Um artigo publicado na US National Library of Medicine National, mostrou que quando estamos em um local repleto de informação e completamente desorganizado, o nosso córtex visual é sobrecarregado e a capacidade que o cérebro possui para processar esses dados é prejudicada.

Ou seja, a desorganização faz com que o cérebro gaste mais tempo e performance para se concentrar. Com isso, há uma redução do rendimento em atividades que exigem mais energia e atenção.
É natural que em determinado ponto da nossa carreira o cansaço chegue e acabamos nos acomodando em velhos hábitos. Entretanto, é importante se reinventar constante e desenvolver novos métodos de organização para evitar os efeitos da falta de organização pessoal.

Como organizar a vida pessoal e profissional

Olhe ao seu redor e observe os pontos que precisam ser colocados em ordem. Sua mesa? Ou a área de trabalho do seu computador? E a sua agenda de compromissos? São vários pequenos detalhes que passam despercebidos e podem estar prejudicando a sua produtividade.

Depois é hora de partir para a ação e começar a colocar tudo em seus devidos lugares. Não precisa separar tudo por cor ou colocar os milhares de documentos em ordem alfabética, mas procure manter tudo limpo e em locais de fácil acesso.
É nesse instante que começam a surgir as dúvidas: por onde começo? O que devo me desapegar? O que doar para outros setores?

Para te ajudar com a responder essas e outras questões, irei te contar um pouco sobre a técnica que é muito utilizada para alcançar a Total Quality Management (TQM), conhecida como 5S.

Ela foi desenvolvida no Japão e era utilizada inicialmente para envolver todos os membros de uma família no processo de organização e limpeza do lar. Com o passar do tempo, foi sendo adotada por empresas dos mais diferentes tamanhos e se tornou indispensável para manter a qualidade dos processos.

Mas, o que é o 5S?


Essa metodologia é dividida em cinco etapas simples de serem implementadas no dia a dia profissional.

1 - Seiri

É a identificação e eliminação de todas os objetos e informações desnecessários em seu ambiente de trabalho. Descarte aquilo que não é útil para o desenvolvimento das tarefas diárias e mantenha somente o que é relevante.
Entretanto, é preciso cuidado para não eliminar itens importantes durante o impulso da organização. Para que isso não aconteça, distribua-os em três áreas:

  • Essencial: utilizados com frequência e não devem ser descartados;
  • Dúvida: não são utilizados sempre, mas podem ser necessários em algum momento.
  • Reciclar: materiais que serão descartados ou doados para outros setores.
2 – Seiton

Depois de decidir o que deve ficar e o que será descartado, é o momento de colocar tudo em ordem. Foque na simplificação e na praticidade, organizando tudo em locais de fácil acesso. Esse processo garantirá uma otimização do seu tempo e facilitará a detecção de algum documento ou outros objetos.

3 – Seiso

Aqui estão inclusas todas as atividades relacionadas a limpeza do ambiente. Além de organizar os seus materiais é importante mantê-los sempre limpos. Os principais objetivos estão relacionados a melhoria da qualidade de vida e satisfação.

4 – Seiketsu

Após concluir todas as fases anteriores você precisa focar na melhoria contínua dos seus processos de trabalho.

5 – Shitsuke

No final do método você deve manter-se disciplinado com as fases anteriores para não voltar no estágio de desorganização que existia antes.

Foco, força e fé!
Alcançar um nível positivo de organização no trabalho é uma tarefa que exige foco e determinação. Não adianta arrumar todos os seus documentos e no dia seguinte bagunçar tudo de novo.
Por isso, utilize também algumas dicas gerais em conjunto com o 5S para melhorar e manter a sua organização profissional.

  • Defina os seus objetivos pessoais e profissionais claramente;
  • Defina as tarefas da semana com antecedência;
  • Organize as suas demandas em um único espaço ou lista;
  • Evite procrastinar;
  • Realize atividades simples imediatamente;
  • Classifique as suas prioridades;
  • Faça a gestão do seu tempo;
  • Utilize ferramentas para organizar o seu tempo no trabalho;
  • Evite anotações em papéis de rascunho que possuem mais facilidade de se perderem;
  • Procure ajuda quando necessário.

Outra dica é utilizar aplicativos e ferramentas online que ajudam a manter a ordem em suas atividades e demandas. Utilizo bastante o Wunderlist para criar listas de tarefas e o Google Calendar para organizar os meus compromissos.

Se você é aquela pessoa que não se desprende do velho papel e caneta, pode utilizar uma agenda pessoal para anotar as suas atividades do dia e qualquer outra informação que considerar importante. Entretanto, tenha cuidado para não cair novamente nas armadilhas da desorganização.

Conclusão

Adotar a organização como um estilo de vida é essencial para atingir o alto desempenho e ter mais qualidade de vida no âmbito profissional e pessoal. Esse processo garante que o seu tempo seja usado para coisas realmente importantes e relevantes para alcançar as metas estabelecidas.

Analise a sua rotina e veja como ela se encaixa na sua vida e o que você precisa ajustar para ser mais feliz e saudável. É importante criar estratégias que te auxiliem a manter esse processo em constante aprimoramento. Lembre-se que a organização pessoal deve seguir um ciclo de melhoria contínua.

Quando o assunto é organização, todas as alternativas são válidas: de uma listinha na agenda pessoal até aplicativos e ferramentas online. O que não vale é desistir de mudar os seus hábitos e se acomodar na situação atual. Quer aprender mais técnicas para alcançar a alta produtividade no seu trabalho? Baixe o nosso guia definitivo gratuito e conheça outras dicas que selecionamos para você!

Fonte: Andreza Abreu